ÜTS nedir? Optik mağazalar için mal kabul ve tüketiciye verme bildirimi

ÜTS nedir, neden var?

Ürün Takip Sistemi, Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumu (TİTCK) tarafından yürütülür. Amacı, tıbbi cihazların ve bazı diğer ürünlerin üretimden ya da ithalattan son kullanıcıya kadar her el değiştirmesini kayıt altına almaktır. Böylece sahte veya kayıt dışı ürün piyasadan ayıklanır, sorunlu bir partide ürünün kime ulaştığı bulunabilir.

Optik sektöründe gözlük camları, çerçeveler ve kontakt lensler gibi ürünler tıbbi cihaz kapsamındadır. Bu nedenle optik mağazalar ÜTS'ye kayıtlıdır ve ürün hareketlerini bildirir.

Optik mağazayı ilgilendiren bildirimler

• Alma (mal kabul) bildirimi. Toptancı ya da üretici ürünü size gönderdiğini ÜTS'ye bildirir; ürün sizin hesabınızda kabul bekler. Ürün mağazaya geldiğinde kabul ederek ürünü stokunuza alırsınız.
• Tüketiciye verme bildirimi. Ürünü müşteriye sattığınızda ya da teslim ettiğinizde ürünün son kullanıcıya ulaştığını bildirirsiniz.
• Diğer bildirimler. İade, başka bir işletmeye verme gibi durumlar için ayrı bildirim türleri vardır; hangisinin gerektiği işleme göre değişir.

Karekodda ne yazıyor?

Ürün kutusundaki karekod (GS1 DataMatrix) ürünün kimliğidir. Okutulduğunda içinden şu bilgiler çıkar:

• (01) GTIN: ürünün uluslararası ürün numarası
• (10) Parti / lot numarası
• (21) Seri numarası: tekil takip edilen ürünlerde her kutuya özel
• (17) Son kullanma tarihi: özellikle kontakt lens ve solüsyonlarda

Programın bu karekodu doğru ayrıştırması, mal kabulde ve satışta ürünün doğru eşleşmesi için şarttır.

Pratikte en çok yaşanan sorunlar

• Toptancıdan gelen sevkiyatlar ÜTS'de kabul edilmeden birikir; stok ile ÜTS birbirini tutmaz.
• Satışta tüketiciye verme bildirimi unutulur; ürün kâğıt üzerinde hâlâ mağazada görünür.
• Aynı ürün hem elle stoğa hem ÜTS'ye ayrı ayrı girilir; bir taraf eksik kalır.
• ÜTS bağlantı anahtarının (token) süresi dolar, kimse fark etmez ve işlemler yapılamaz.

ÜTS işlemlerini programdan yapmak

Sentient Wire optik programında ÜTS bağlantısı TİTCK'den alınan anahtarla kurulur. Toptancıların size gönderdiği sevkiyatlar programda bekleyen mal kabul listesinde görünür; ürün künyesi, fatura ve ÜTS numarası, gönderen toptancı bilgisiyle kabul edilir ve stoka girer.

Karekod telefon veya tablet kamerasıyla okunur, barkodla ÜTS sorgusu yapılabilir. Bağlantı anahtarının süresi dolduğunda program uyarı verir ve yenileme adımlarını gösterir.

ÜTS kapsamı ve bildirim yükümlülükleri mevzuatla değişebilir. Kesin bilgi için TİTCK'nin ÜTS duyurularını takip edin.