Optik programı nasıl seçilir? 12 maddelik kontrol listesi

Optik programı ne işe yarar?

Bir optik mağazanın günü; müşteriyi karşılamak, reçeteyi kaydetmek, çerçeve ve cam seçmek, siparişi atölyeye ya da laboratuvara iletmek, SGK işlemini yapmak, tahsilatı almak ve gözlüğü teslim etmekten oluşur. Bu adımların her biri ayrı bir defterde, Excel dosyasında veya resmi portalda tutulduğunda bilgi dağılır: hangi siparişin beklediği, kimin taksidinin geciktiği, stokta gerçekte ne kaldığı ancak uğraşarak bulunur.

Optik programı bu adımları tek kayıtta birleştirir. Müşteri kartından reçeteye, reçeteden siparişe, siparişten tahsilata ve stoka kadar her şey birbirine bağlıdır. İyi bir program size zaman kazandırmakla kalmaz; unutulan bildirimleri, kaçan tahsilatları ve tutmayan stokları da ortadan kaldırır.

12 maddelik kontrol listesi

Program tanıtımları birbirine benzer. Aşağıdaki maddeleri tek tek sorarak farkı kendiniz görebilirsiniz.

1. 1SGK Medula entegrasyonu. Medula Optik'te yaptığınız reçeteli satış programa kendiliğinden geliyor mu, yoksa aynı bilgiyi iki kez mi yazıyorsunuz? SGK'nın ödeyeceği tutar ile hastadan alınan fark ayrı izlenebiliyor mu, dönem icmali hazırlanabiliyor mu?
2. 2ÜTS bağlantısı. Toptancının gönderdiği sevkiyatları programda görüp mal kabulü oradan yapabiliyor musunuz? Ürün karekodu telefon kamerasıyla okunabiliyor mu?
3. 3Reçete ve ölçü geçmişi. Uzak ve yakın için sağ/sol göz değerleri (SPH, CYL, AKS, ADD, PD) ayrı alanlarda tutuluyor mu? Eski reçeteler saklanıyor mu?
4. 4Sipariş ve atölye takibi. Her gözlük siparişinin hangi aşamada olduğu tek listede görünüyor mu? Müşteriye hazır olduğu haber verilebiliyor mu?
5. 5Taksit, senet ve cari. Taksit planı satış anında oluşuyor mu? Geciken ve yaklaşan ödemeler ayrı listelerde görünüyor mu?
6. 6Barkodlu stok. Satışta stok kendiliğinden düşüyor mu? Kritik stok uyarısı, sayım ve şubeler arası transfer var mı?
7. 7Müşteri bilgilendirme. Sipariş durumu, taksit ve lens/gözlük yenileme hatırlatmaları SMS veya WhatsApp ile gönderilebiliyor mu?
8. 8Belge okuma. Reçete ve tedarikçi faturası fotoğraftan okunup kayda dönüşebiliyor mu? Okunan değerleri onaylamadan kaydetmiyor mu?
9. 9Çok şube ve personel yetkisi. Her personelin görebileceği ekranlar ayrı tanımlanabiliyor mu? Kimin neyi değiştirdiği kayıt altında mı?
10. 10Bulut ve mobil erişim. Program tarayıcıdan, tabletten ve telefondan açılıyor mu? Bilgisayar bozulduğunda veri kaybı oluyor mu?
11. 11KVKK ve veri sahipliği. Veriler hangi ülkede, hangi sunucuda tutuluyor? Her gece yedek alınıyor mu? Hizmeti bırakırsanız verileriniz size teslim ediliyor mu?
12. 12Veri aktarımı ve destek. Eski programınızdaki müşteri, reçete ve stok kayıtları aktarılıyor mu? Personele eğitim veriliyor mu, sorun olduğunda kime ulaşıyorsunuz?

Masaüstü program mı, bulut program mı?

Masaüstü programlar tek bir bilgisayara kurulur. Veriler o bilgisayarda durduğu için yedek almak, ikinci bir bilgisayardan veya evden erişmek ve şubeleri birleştirmek ayrı iş gerektirir; disk arızası ya da fidye yazılımı tüm kayıtları riske atar.

Bulut programlar tarayıcıdan çalışır. Veriler sağlayıcının sunucusunda tutulur, yedekleme ve güncellemeleri sağlayıcı yapar; mağazadan, evden veya telefondan aynı verilere ulaşırsınız. Burada sorulması gereken, sunucunun nerede olduğu, yedeklerin ne sıklıkla alındığı ve bağlantının şifreli olup olmadığıdır.

Optik programının fiyatını neler belirler?

• Şube ve kullanıcı sayısı
• İstenen entegrasyonlar: Medula aktarımı, ÜTS, SMS, online satış
• Eski programdan veri aktarımının kapsamı
• Kurulum, eğitim, yedekleme ve teknik desteğin fiyata dahil olup olmadığı

Ücretsiz ya da tek seferlik satılan programlarda yedekleme, güncelleme ve destek çoğu zaman sizin sorumluluğunuzdadır. Karşılaştırırken yalnız lisans bedeline değil, bu hizmetlerin toplam maliyetine bakın.

Demo görüşmesinde sorulacak sorular

• Bir SGK'lı reçeteli satışı baştan sona ekranda gösterebilir misiniz?
• ÜTS'de bekleyen bir sevkiyatı nasıl kabul ediyorum?
• Bir müşterinin bütün geçmişini kaç saniyede bulabilirim?
• Taksiti geciken müşterileri nereden görüyorum, hatırlatmayı nasıl gönderiyorum?
• Verilerimi dışa aktarmak istersem ne alıyorum, hangi biçimde?

Sentient Wire optik programında bu maddeler

Bu listedeki maddelerin tamamı Sentient Wire optik programında tek sistemde bulunur: Medula işlem merkezi, ÜTS mal kabul, reçete ve fatura okuyan yapay zeka, atölye takibi, taksit, barkodlu stok, hatırlatmalar ve personel yetkileri. Kurulum, veri aktarımı, İstanbul'daki sunucuda barındırma, gece yedeği ve teknik destek aboneliğe dahildir.

Karar vermeden önce canlı demo mağazasına şifresiz girip bütün ekranları kendiniz gezebilirsiniz; içindeki veriler örnektir.